Högskolan Dalarnas logga och länk till högskolans webbplats

Affärssystem eller ERP-system (Enterprise Resource Planning), går mot att utvecklas till så kallade globala system. Systemens funktionalitet bör anpassas till verksamhetens samt användarnas behov och begreppet användbarhet blir väsentligt. 

Användbarhet i ERP-system är ett begränsat forskningsområde samtidigt som det är allmänt känt att ERP-systemens användargränssnitt är komplexa, vilket påverkar användbarheten på ett negativt sätt för användarna. För att undersöka användbarhet kan användbarhetstester användas. Detta var också något som genomfördes i den studerade verksamheten, SSAB EMEA, då de som ansvarade för konfigureringar i användargränssnittet ville testa användbarheten i det nya ERP-systemet, IFS8, som skulle implementeras. 

Studiens frågeställning var: Hur upplever ERP-systemets användare dess användbarhet? samt, Hur kan användbarhetstester vara till hjälp vid konfigureringen av användargränssnittet i ett ERP-system?. Syftet med studien var att skapa en ökad förståelse för hur användbarhetstester kan vara till hjälp inför konfigureringen av användargränssnittet i ett ERP-system, så att användarna upplever det användbart. En fallstudie genomfördes med datainsamlingsmetoderna gruppintervjuer samt användbarhetstester där tio användare deltog.

Resultatet analyserades samt presenterades med hjälp av fem användbarhetskriterier för ERP-system. Det första, Navigation, visar att användarna upplevde systemets navigator med mappstruktur som svår samtidigt som genvägar i form av ikoner samt länkar sågs som något positivt. Learnability, visar att användare med erfarenhet av det tidigare systemet IFS7 hade lätt för att lära sig det nya systemet IFS8. Användarna som saknade tidigare erfarenhet upplevde dock problem och frustration då systemet krävde ej självklara kommandon för att utföra aktiviteter. Efter vägledning upplevde även dessa användare att systemet var lätt att lära sig. Presentation, visar att samtliga användare var positiva till möjligheten att anpassa användargränssnittet utefter sin egen arbetsroll samt sitt arbetssätt. Systemets anpassning till användarna samt verksamheten, Customization, visar att användarna var positiva till systemets genvägar i form av ikoner samt länkar till aktiviteter. Dessutom var användarna positiva till förifyllda uppgifter vilka var baserade på den inloggade användaren. Slutligen visar Task support att användarna efterfrågade hjälpfunktioner som reda fanns i systemet men som ej uppmärksammades.

De implikationer som studien kommit fram till skapar en djupare förståelse för användbarheten i IFS8. Detta bidrar till att SSAB EMEA kan konfigurera användargränssnittet för ökad användbarhet. Därtill tyder studien på att användarna är i behov av en organiserad utbildning i systemet innan det driftsätts för att de ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt.

Business system or ERP (Enterprise Resource Planning) is moving toward developing into so -called global systems. The systems’ functionality should be adapted to the businesses’ and users’ needs. Thus the notion of usability becomes essential.

Usability of ERP systems is a limited research area. At the same time, it is widely known that ERP-systems’ user interface is a complex issue, which affects usability in a negative way for the users. To investigate the usefulness of usability testing methods can be applied. This was also something that was implemented in the current study when SSAB EMEA wanted to test the user interface usability of the new ERP system that is planned to be implemented soon.

The study's research questions were: How experienced ERP system users its usefulness? and, How can usability tests be helpful in the configuration of the user interface of an ERP system?. The purpose of this study was to create a deeper understanding of how usability testing can be helpful before configuring the user interface of an ERP system, so that users perceive it useful. A case study was conducted through group interviews and usability tests, where ten users participated.

The results were analyzed and presented using five usability criteria for ERP systems. Firstly, Navigation shows that users felt the system navigator with folder structure as difficult while shortcuts in the form of icons and links were seen as something positive. Learnability shows that users experienced in the previous system IFS7 found it easy to learn the new system IFS8. Users who lacked previous experience, however, experienced problems and frustration when the system required no obvious commands to perform tasks. Following guidance, also these users experienced that the system was easy to learn. Presentation shows that all the users were positive about the possibility of adapting the user interface along their own work role and how their selves operate. The system's adaptation to the users and the business, Customization, shows that the users were positive towards the system shortcuts in the form of icons and links to activities. Additionally, the users were positive about the prefilled data which were based on the logged in user. Finally, the Task support shows that users requested help functions that already existed in the system, but that was not noticed by the users.

The implications of the study come to create a deeper understanding of usability in IFS8. This helps to SSAB EMEA, can configure the user interface for enhanced usability. In addition, the study indicates that users are in need of an organized training in the system before it is deployed, in order to enable them to conduct their activities in a satisfactory manner.