Dalarna University's logo and link to the university's website

Robotic Process Automation (RPA) är en bred variation av tillvägagångssätt och tekniska lösningar som arbetar som ett stöd för att automatisera repetitiva arbetsuppgifter. År 2017 fastslogs en ny lagstiftning i Sverige som möjliggjorde för den offentliga sektorn att automatisera beslutstöd. Detta ledde i sin tur att allt fler svenska kommuner började implementera RPA. Av Sveriges totalt 290 kommuner klassas 259 stycken som mindre kommuner. För dessa mindre kommuner är det viktigt att balansera mellan att ha tillräckligt mycket bemanning för att både klara av ekonomin samt arbetsuppgifterna. Dessutom har flera kommuner i Sverige inte råd att anställa ny personal på grund av den rådande pandemin. Flertalet av dessa mindre kommuner har ännu ej påbörjat sitt arbete med RPA.

Studien undersöker sex mindre svenska kommuner som har implementerat RPA med syfte för att ta reda på de effekter och förändringar som uppstått efter implementationen. Detta har gått till genom semistrukturerade intervjuer, för att få reda på hur kommunens implementering gått till, vilka processer och inom vilka områden kommunen har valt att automatisera samt vad kommunen har sett för effekter av detta. Tematisk analys användes sedan för att hitta mönster samt teman i intervjuerna.

Resultatet visade på lyckade implementeringar där kommunerna har kommit olika långt i sitt arbete och nått olika nivåer av framgång men där samtliga genom RPA har frigjort tid för sin amedarbetare. De medverkande kommunerna i studien har ett flertal nya processer att automatisera i planeringsstadiet för det kommande året.

Slutsatsen av denna studie visar på att effekterna av RPA ger goda resultat genom att frigöra tid och effektivisera arbetet för de mindre kommuner som har valt att lägga ner resurser på det. I brist på andra sätt att lösa sina nuvarande problem, är RPA i dagsläget en metod för att balansera ekonomi och de växande utmaningarna för en mindre kommun.

Robotic Process Automation (RPA) is a wide variety of approaches and technical solutions that work as a support to automate repetitive tasks. In 2017, a new legislation was enacted in Sweden that made it possible for the public sector to automate decision support. This in turn led to more and more Swedish municipalities starting to implement RPA. Of Sweden's total 290 municipalities, 259 of them are classified as smaller municipalities. For these smaller municipalities, it is important to balance between having enough staff to manage both the finances and the tasks. In addition, several municipalities in Sweden cannot afford to hire new staff due to the current pandemic. Most of these smaller municipalities have not yet begun theirwork with RPA.

The study examines six smaller Swedish municipalities that have implemented RPA with theaim of finding out the effects and changes that have arisen after their implementation. This has been done through semi-structured interviews to find out how their implementation went, what processes and in which areas they have chosen to automate and what they have seen for effects of this. Thematic analysis was then used to find patterns and themes in the interviews to present a common overall result with rich descriptions.

This result showed successful implementations where the municipalities have come far different in their work and reached different levels of success, but where all through RPA have freed up time for their employees. These six municipalities also have a few processes to automate in the planning stage for the coming year.T

he conclusion of this study shows that RPA gives good results for the smaller municipalities that have chosen to invest resources in it. In the absence of other ways to solve the current problems, RPA is a good method for balancing finance and the growing challenges for a smallermunicipality.