Dalarna University's logo and link to the university's website

Bakgrund: Att hitta effektiva sätt att hantera överlämningar är enligt tidigare studier fortsatt av vikt. Det finns omfattande forskning om projektmetoder, trots det har inte lika mycket uppmärksamhet riktats mot själva överlämningsprocessen till interna mottagare. Trafikverket upplever brister i överlämningsprocessen efter avslutade förändringsprojekt. Studien genomförs i samarbete med Trafikverket. Syfte: Syftet med denna studie är att identifiera utmaningar som upplevs vid överlämning av anlaggningsdata mellan ett projekt och en förvaltningsorganisation. Studien utvärderar även hur Trafikverkets överlämningsprocess av anläggningsdata möter framgångsfaktorer för överlämning. Resultatet ämnar bidra till kunskapsbasen i området där komplexa överlämningar hanteras till system i förvaltning. Metod: Studien utgör en fallstudie där datainsamlingen genomförts genom semi-strukturerade intervjuer öch en enkätundersökning. Inledande genomfördes en litteraturstudie för att välja ämne och ytterligare en litteraturstudie utfördes i syfte att erhålla fördjupning i området och identifiera framgångsfaktorer vid överlämningar mellan projekt- och förvaltningsorganisationer. Slutligen genomfördes en gapanalys som utvärderade skillnaden mellan befintligt och idealiskt scenario för överlämningar av anläggningsdata. Resultat: I resultatet av studien framgår att överlämningarna innefattar flera utmaningar samt att flera av framgångsfaktorerna möts av den i fallet undersökta organisationen. Utmaningar som framkommit i fallet är bristfälligt ifyllda mallar vid leverans, stödsystem för beslutslogg under pågående projekt saknas, förseningar för att regelverk inte efterföljs av projektet, förseningar för att förändringar av krav uppkommer efter upphandling samt avsaknad av standardisering samt automatisering av leverans. Framgångsfaktorer som möts av organisatiönen i fallet är initialt genomföra en intressentanalys, initialt överlämna en leveransplan, detaljerad kravspecifikation, öppna för dialog mellan projekt och förvaltning tidigt. Slutsatser: Sammanfattningsvis kan man fastställa att Trafikverket är medveten om flera av framgångsfaktorerna och att tillgång till verktyg via metoder och ramverk finns. Det önskade resultaten uppnås ändå inte tillräckligt ofta för att anses som framgångsrika överlämningar. Studiens resultat för hur en organisation möter framgångsfaktorer är även applicerbart för andra verksamheter som hanterar komplexa överlämningar av anläggningsdata.

Background: According tö previous studies, finding effective ways to handle handovers is still important. There is extensive research on project methods, yet not as much attention has been directed to the actual handover process to internal recipients. The Swedish Transport Administration experiences shortcomings in the handover process after completed change projects. The study is carried out in collaboratiön with the Swedish Transport Administration. Aim: The purpose öf this study is to identify challenges experienced in the handover of facility data. The study also evaluates how the organisation´s handover process of facility data meets success factors for handover. Method: The study is a case study where the data collection was carried out through semi-structured interviews and a survey. Initially, a literature study was carried out to select a topic and a further literature study was carried out with the aim identifying success factors in handovers. The results were analyzed by performing a gap analysis. Results: The study results indicate that handovers involve several challenges, and the organization under investigation meets several of the success factors. Challenges identified in the case are: incomplete completion öf templates upon delivery, lack of decision log support systems during ongoing projects, delays due to non-compliance with regulations by the project, delays caused by changes in requirements after procurement, and a lack of standardization and automation in delivery. Success factors met by the organization in the case are: initially conducting stakeholder analysis, initially providing a delivery plan, detailed requirement specification, and early open dialogue between the project and operations. Conclusions: In summary, it can be established that the Swedish Transport Administratiön is aware öf several öf the success factors and that access to  tools via methods and frameworks is available. The desired results are still not achieved often enough to be considered successful handovers. The study's results för how an organization meets success factors are also applicable to other businesses that handle complex handovers of facility data.