Dalarna University's logo and link to the university's website

This thesis investigates challenges users face when integrating Copilot for Microsoft 365 into their workflows within Microsoft Excel and proposes strategies to address them through effective prompt formulation techniques. The research emphasizes understanding these challenges to improve user efficiency and productivity in Excel. The main problem addressed is the difficulty users encounter in utilizing Copilot for Microsoft 365 within Excel. It aims to identify common issues and propose strategies to overcome them through prompt engineering. By improving users’ ability to prompt effectively, their Excel workflow can be enhanced. The research methodology combines structured questionnaire interviews, distributed on various online platforms such as Facebook, Reddit, LinkedIn, targeting users experienced with Copilot for Microsoft 365 in Excel. Semi-structured, in-person interviews were conducted with four respondents experienced in using Copilot for Microsoft 365 in Excel. The analysis synthesizes results from both methods and previous research to identify challenges, propose effective prompt formulation techniques, and create a user guide. Common challenges include communication issues, data formatting, task complexity, and response quality. Strategies like zero-shot, few-shot, and Chain-of-Thought prompting, along with prompt design practices, are suggested to enhance user interactions with Copilot. The developed user guide aims to assist users in formulating effective prompts, emphasizing clarity and conciseness. This work contributes insights into users’ experiences with Copilot for Microsoft 365 in Excel and offers practical strategies for enhancing user interactions. The findings have implications for both practical and theoretical applications, as they can improve users' efficiency and productivity in Excel. However, due to the small sample size, generalization of these findings should be approached with caution. Future directions can explore advanced prompt formulation techniques and organizational implementations of Copilot to enhance its real-world usage while addressing the limitations of small sample sizes.

Denna avhandling undersöker de utmaningar användare står inför när de integrerar Copilot för Microsoft 365 i sina arbetsflöden inom Microsoft Excel. Förslag på strategier för att hantera dem genom effektiva promptformuleringstekniker. Forskningen betonar vikten av att förstå dessa utmaningar för att förbättra användarens effektivitet och produktivitet i Excel. Det huvudsakliga problemet som behandlas är de svårigheter användare möter när de använder Copilot för Microsoft 365 i Excel. Målet är att identifiera vanliga problem och föreslå strategier för att övervinna dem genom promptfromulering. Genom att förbättra användarnas förmåga att prompta effektivt kan deras arbetsflöde i Excel förbättras. Forskningsmetoden kombinerar strukturerade frågeintervjuer via enkät, som distribueras på olika online plattformar som Facebook, Reddit, LinkedIn, riktade mot användare som har erfarenhet av Copilot för Microsoft 365 i Excel. Semi-strukturerade, personliga intervjuer genomfördes med fyra respondenter som hade erfarenhet av att använda Copilot för Microsoft 365 i Excel. Analysen sammanfattar resultaten från båda metoderna och tidigare forskning för att identifiera utmaningar, föreslå effektiva promptformuleringstekniker och skapa en användarhandbok. Vanliga utmaningar inkluderar kommunikationsproblem, dataformatering, uppgiftskomplexitet och svarskvalitet. Strategier som zero-shot, few-shot och Chain-of-Thought, tillsammans med promptdesignpraxis, föreslås för att förbättra användarnas interaktion med Copilot för Microsoft 365. Den utvecklade användarhandboken syftar till att hjälpa användarna att formulera effektiva promptar, med vikt på tydlighet och koncisitet. Detta arbete bidrar med insikter i användarnas erfarenheter av Copilot för Microsoft 365 i Excel och erbjuder praktiska strategier för att förbättra användarinteraktionen. Resultaten har konsekvenser både för praktiska och teoretiska tillämpningar, eftersom de kan förbättra användarnas effektivitet och produktivitet i Excel. Dock bör generalisering av dessa resultat hanteras med försiktighet på grund av den mindre urvalsstorleken. Framtida forskning kan utforska avancerade promptformuleringstekniker och organisatoriska implementeringar av Copilot för att förbättra dess användning i verkliga situationer samtidigt som begränsningarna med små urvalsstorlekar tas hänsyn till.