Dalarna University's logo and link to the university's website

Det finns en mängd teorier om och kring policys, hur policys bör vara utformade och hur policyimplementeringen bör utformas, men den stora frågan är hur policys används i praktiken av medarbetarna och ledningen och om den gör det. Min förförståelse var att det inom den byråkratiska offentliga verksamheten kan vara svårt att implementera en medarbetarpolicy som förblir levande inom organisationen och något som medarbetarna aktivt använder i sin arbetsvardag. Dels på grund av den sociala strukturen och hierarkiska uppbyggnaden men också på grund av att det regelstyrda arbetssättet som kan upplevas som begränsande för självorganiseringen. Genom att titta på problemet genom adaptiva system, kan vi enligt Frederick (1998) få en förståelse för organisationen som helhet, där alla som befinner sig inom organisationen betraktas som beståndsdelar som påverkar varandra. Över tid kommer relationerna som uppstår att skapa ett beteendemönster och en social struktur. Genom att använda sig av adaptiva system som perspektiv i studerandet av beteendemönster inom organisationer kan man därför få en förståelse för hur beteendemönstret kommer utvecklas (Frederick, 1998). Det beteendemönster, rutiner och arbetssätt som det generar i är också vad som kommer att bilda organisationens egentliga policy och det är vanligt att denne inte överensstämmer med vad som beslutats (Lipsky, 1980). Med det ville jag skapa en förståelse kring varför det kan uppstå svårigheter i implementeringen av medarbetarpolicyn och komma med förbättringsförslag.

En kvalitativ studie genomfördes på Socialförvaltningen i en kommun i Mellansverige, där syftet var att undersöka hur det adaptiva systemet såg ut i en byråkratisk organisation men också vad det betyder för medarbetarnas möjligheter att förverkliga organisationens medarbetarpolicy och vision. De frågeställningar som jag har utgått ifrån är: Hur ser det adaptiva systemet ut inom organisationen? Vilka faktorer möjliggör respektive försvårar att medarbetarpolicyn förverkligas i praktiken? Och vilka förändringar krävs för att förbättra en högre grad av överensstämmelse mellan organisationens vision och medarbetarnas motivation att leva den?

De slutsatser jag har kommit fram till är att medarbetarpolicyn inte efterlevs inom organisationen. Genom att se organisationen som ett system, där de sociala strukturerna inom organisationen får en chans att framträda, så blir det tydligt att medarbetarpolicyn inte kommer att efterlevas. Socialförvaltningens sociala struktur, sett genom adaptiva system, är delad i olika sociala system efter den hierarkiska organisationsstrukturen där ledningen och medarbetarna inte påverkar varandras beteendemönster. De brister i kommunikationen som finns inom organisationen, där informationen till medarbetarna stannar i mitten av organisationen, gör att medarbetarna får tolka de beslut som tagits fram. Arbetet inom den offentliga verksamheten behöver organiseras om, där samtliga anställda påverkar varandras beteendemönster och bildar en social struktur där samtliga strävar mot organisationens mål och vision.

There is a number of theories on policies, how they should be modelled and how the implement of policies should be modelled. However, the question is how and if policies are practiced by employees and management. My preunderstanding was that the observance of the employee policy was not followed within the bureaucratic public sector due to both the social structure and hierarchical construction as well as the governed work procedures could be restrictive to the self-organization. I wanted to make an understanding on why it can be difficult to model and implement an employee policy to observe and make improvement suggestions. By looking at the problem with the perspective of adaptive systems we can according Frederick (1998) get an explanation that social structures arises within an organization can be develoto ped. Complex adaptive systems develops an understanding of the organization as whole where all within the organization can be seen as various components which all together influences each other and forming a pattern in the developing of relationships. Over the time the relations will form a behaviour pattern (Frederick, 1998). The behavioral patterns , routines and work as it generates in is also what will form the organization's actual policy, and it is usually that it is not consistent with what was decided (Lipsky 1980). With that, I wanted to create an understanding of why problems can arise in implementing a staff policy and suggest improvements.

A qualitative study was made within a public organization, in this case at the social service centre in a municipality in the middle of Sweden. The study was aimed to analyse the organization from the perspective of theories of adaptive system as I wanted to examine how the observance of the employee policy within a bureaucratic public sector reflected the employers’ behaviour. I wanted by my study compose a comprehension about the social structure, what it is, what influences it and employers’ tendency to follow the employee policy. And also what it means for employees to realize the organization's staff policy and vision. The questions that I have been looking at thru the study is: How does the social structures work within the organization? What factors enable and hinder that the employee policy are used in practice? And what changes are required to improve a higher degree of consistency between the organization's vision and motivate employees to live it?

I have been able to determine that the policy within the organization is not being followed. By looking at the organization as a system where the social structures within the organization has the chance to appear makes it clear that the employee policy will not be followed. The bureaucratic organization's social structure, as seen through adaptive systems is divided into different social systems for the hierarchical organizational structure where management and employees do not influence each other's behavior. The lack of communication within the organization, where the information stops along the way on the way out to the employees, means that employees must interpret the decisions that have been developed. The work in the public sector needs to be reorganized, in which all employees influence each other's behavior patterns and form a social structure in which all striving towards the organization's goals and vision