Dalarna University's logo and link to the university's website

Digitalization has reshaped administrative work, making digital tools essential for tasks like document management and information flow. While these tools aim to improve efficiency, they often bring challenges such as fragmented workflows, information overload, and mental fatigue.

This qualitative case study explores how medical secretaries at an infectious disease clinic experience their digital work environment. Semistructured interviews and thematic analysis were used to capture their perspectives.

Findings reveal a dual experience: Digital tools can enhance access to information and collaboration but are often perceived as technically flawed and poorly adapted to real work routines. Multiple parallel systems contribute to a fragmented and demanding environment.

Despite these challenges, staff demonstrate adaptability by creating their own solutions, such as internal guides, shared documents with practical tips and peer-to-peer learning through Teams to manage daily digital obstacles and supporting one another.

The study emphasizes the importance of user-friendly design, continuous training and user involvement in system development to ensure digital tools truly support healthcare administration.

Digitaliseringen har förändrat det administrativa arbetet i grunden. Digitala verktyg används dagligen för att hantera dokument och informationsflöden, och syftar till att effektivisera arbetsprocesser. Samtidigt har dessa system medfört nya utmaningar, såsom splittrade arbetsflöden, informationsöverflöd och ökad mental belastning.

Syftet med denna kvalitativa fallstudie är att undersöka hur medicinska sekreterare vid en infektionsklinik upplever sin digitala arbetsmiljö, med fokus på dokumenthantering och informationsflöde. Datainsamlingen skedde genom semistrukturerade intervjuer och materialet analyserades med tematisk analys.

Resultatet visar att digitala system upplevs både som hjälpmedel och hinder. De underlättar åtkomst till information och samarbete, men beskrivs också som tekniskt bristfälliga och dåligt anpassade till det praktiska arbetet. Många parallella system bidrar till en splittrad arbetsmiljö.

Trots detta visar medarbetarna stor anpassningsförmåga. För att hantera vardagens digitala utmaningar skapar de egna lösningar, såsom gemensamma dokument med tips och genvägar, interna guider samt kollegialt stöd via plattformar som Teams.

Studien betonar vikten av användarvänlig systemdesign, kontinuerlig utbildning och delaktighet från slutanvändare i systemutvecklingen för att säkerställa att digitala verktyg verkligen stödjer vårdadministrativt arbete.