Dalarna University's logo and link to the university's website

Denna fältstudie undersöker hur generativa AI-verktyg påverkar dokumentationsprocesser inom agila IT-projekt. Dokumentation är ofta en utmaning i agila miljöer där fokus ligger på fungerande programvara och snabbleverans, vilket ibland leder till att dokumentation prioriteras ned. Samtidigt kräver projekt god kunskapsöverföring, tydlighet och spårbarhet, något dokumentation möjliggör. Generativa AI-verktyg har kapaciteten att effektivisera dokumentationsarbetet genom att effektivisera tidskrävande repetitiva uppgifter. Fältstudien bygger på en kombination av kvantitativa enkäter med 13 respondenter inom agil projektledning och kvalitativa intervjuer med två projektledare hos IT-konsultföretaget Sogeti. Resultatet visar att AI används som mest för att effektivisera textrelaterad dokumentation, men används sällan vid mer avancerade uppgifter som kunskapsöverföring eller uppföljning. Majoriteten upplever att AI bidrar till tidsbesparing, men betonar också att innehåll måste oftast, om inte alltid granskas. Det som oftast måste granskas är kvaliteten och tillförlitligheten. Informationssäkerhet är en annan del som också måste granska och värderas, särskilt riskerna kring att känslig data läcker ut och sekretess. Resultatet visar att AI:s roll i dagsläget främst är assisterande och fungerar mer som stöd snarare än ersättning. Den praktiska användningen påverkas i hög grad av organisatoriska riktlinjer och användarnas egna förhållningssätt. För att kunna använda AI-verktygens fulla potential krävs därför ett tydligare ramverk för hur AI bör användas i agila projektmiljöer. På ett sådant sätt bidrar fältstudien med praktiska insikter om AI:s möjligheter och begränsningar. Detta stärker behovet av vidare forskning inom områden som tillit, kvalitetssäkring och långsiktig påverkan.

This field study investigates how generative AI tools impact documentation processes within agile IT projects. Documentation is often a challenge in agile environments, where the focus lies on working software and rapid delivery, which sometimes leads to documentation being deprioritized. At the same time, sustainable projects require good knowledge transfer, clarity, and traceability something documentation enables. Generative AI tools have the potential to streamline documentation work by making time-consuming and repetitive tasks more efficient. The field study is based on a combination of a quantitative survey with 13 respondents involved in agile project management and environment, and qualitative interviews with two project managers at the IT consultancy firm Sogeti. The results show that AI is primarily used to streamline text-related documentation but is rarely used for more advanced tasks such as knowledge transfer or follow-up. The majority perceive that AI contributes to time savings but also emphasize that the content must often or always be reviewed. What most often needs to be reviewed is the quality and reliability. Information security is another aspect that must also be reviewed and evaluated, particularly the risks of confidential data leaking and issues of secrecy. The results show that AI’s current role is mainly assistive and functions more as a support rather than a replacement. Practical use is strongly influenced by organizational guidelines and the users’ own attitudes. To fully leverage the potential of AI tools, a clearer framework is therefore required for how AI should be used in agile project environments. In this way, the field study contributes practical insights into AI’s opportunities and limitations. This highlights the need for further research in areas such as trust, quality assurance, and long-term impact.